Régularisation des charges locatives : méthode et calcul

Chaque mois, votre locataire vous verse des provisions pour charges. Une fois par an, vous devez les comparer aux dépenses réellement engagées, puis rembourser le trop-perçu ou réclamer le complément. Sur le papier, c'est une soustraction. En pratique, c'est l'une des opérations où les bailleurs particuliers se trompent le plus : charges non récupérables refacturées, prorata oublié, décompte envoyé trop tard. Voici la méthode complète, étape par étape, avec un exemple chiffré.

Provisions et régularisation des charges : le principe

En location vide, les charges récupérables se paient par provisions (des avances de même montant, versées avec le loyer), suivies d'une régularisation au moins une fois par an. Le bailleur fixe le montant des provisions en s'appuyant sur le budget prévisionnel et sur les résultats de la régularisation précédente.

La régularisation compare deux montants :

• le total des provisions demandées sur la période ;
• les dépenses réelles récupérables engagées sur cette même période.

Si les provisions dépassent les dépenses réelles, vous devez reverser le trop-perçu. Si elles sont inférieures, vous pouvez demander un complément.

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Étape 1 : ne retenir que les charges récupérables

C'est le point qui génère le plus de litiges. Vous ne pouvez refacturer au locataire que les charges figurant dans la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Tout ce qui n'y figure pas reste à votre charge, même si votre syndic vous l'appelle.

Charges récupérables (principaux postes) :

• Ascenseur : électricité, visites d'entretien, petites fournitures, menues réparations. Le contrôle technique quinquennal, lui, n'est pas récupérable.
• Eau et chauffage collectifs : eau froide et chaude des occupants, eau d'entretien des parties communes et des espaces extérieurs, énergie, exploitation des compteurs, réparation des fuites sur joints.
• Installations individuelles : entretien courant du chauffage et de la production d'eau chaude, réglages et petits dépannages de la distribution d'eau dans le logement.
• Parties communes intérieures : électricité, produits d'entretien, entretien de la minuterie et des vide-ordures, personnel d'entretien.
• Espaces extérieurs : voies de circulation, parkings, abords des espaces verts, jeux pour enfants.
• Taxes et redevances : taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage, redevance d'assainissement.

Cas du gardien ou concierge : seuls le salaire brut et les charges sociales et fiscales sont concernés, selon une quote-part fixée par la loi :

• 75 % récupérables s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles ;
• 40 % s'il n'assure que l'une des deux missions.

Pour un employé d'immeuble (salarié d'une entreprise, sans logement de fonction) qui assure l'une de ces missions, la totalité est récupérable.

Ce qui reste à votre charge : tout poste absent de la liste du décret, comme la taxe foncière (hors part TEOM) ou les honoraires de gestion du syndic.

En copropriété, partez du décompte annuel de charges envoyé par le syndic après l'approbation des comptes, et ne gardez que les postes récupérables. Pour la TEOM, reportez le montant figurant sur votre avis de taxe foncière.

Étape 2 : calculer la quote-part du logement et le prorata

Deux ajustements sont souvent oubliés :

• La répartition entre logements : dans un immeuble, les charges collectives sont réparties selon une clé (tantièmes, surface, compteurs individuels). C'est la quote-part affectée à votre lot qui compte, et vous devrez indiquer ce mode de répartition au locataire.
• Le prorata temporis : si le locataire est arrivé ou parti en cours d'année, il ne doit les charges que pour sa période d'occupation.

La formule de base :

Solde = (charges récupérables annuelles × mois occupés / 12) − provisions versées sur la période

Un solde positif est dû par le locataire. Un solde négatif correspond à un trop-perçu à lui rembourser.

Étape 3 : envoyer le décompte des charges un mois avant

La loi impose une procédure précise. Un mois avant la régularisation, vous devez communiquer au locataire :

• le décompte des charges par nature (électricité, eau froide, eau chaude, ascenseur, ordures ménagères...) ;
• le mode de répartition entre les logements ;
• si nécessaire, une note d'information sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs.

Ensuite, pendant les six mois qui suivent l'envoi du décompte, vous devez tenir l'ensemble des justificatifs à la disposition du locataire (factures, décompte du syndic, avis de taxe foncière pour la TEOM). Pour gagner du temps, utilisez une lettre type.

Lettre de régularisation des charges : modèle gratuit et obligations du bailleur

Étape 4 : encaisser ou rembourser, puis ajuster les provisions

Le jour de la régularisation, le solde est ajouté au loyer du mois, ou le trop-perçu est déduit du loyer ou remboursé par virement. Profitez-en pour réajuster les provisions sur la base des dépenses réelles : des provisions sous-évaluées vous obligent chaque année à réclamer un rappel, ce qui dégrade la relation avec le locataire.

Exemple chiffré de régularisation : arrivée en cours d'année

Cas concret : Nadia loue un T2 vide en copropriété. Sa locataire est entrée dans les lieux le 1er avril et verse 80 € de provisions par mois. Pour l'année civile, Nadia relève :

• part récupérable du décompte du syndic (eau froide, ascenseur, entretien et électricité des parties communes) : 780 € ;
• TEOM figurant sur l'avis de taxe foncière : 240 € ;
• total récupérable annuel : 1 020 €.

La locataire a occupé le logement 9 mois sur 12 :

• charges dues : 1 020 € × 9/12 = 765 € ;
• provisions versées : 80 € × 9 = 720 € ;
• solde à la charge de la locataire : 45 €.

Nadia envoie le décompte par nature et la clé de répartition un mois avant de réclamer les 45 €, puis porte les provisions à 85 € par mois (1 020 € / 12), pour coller aux dépenses réelles de l'année suivante.

Régularisation tardive des charges : ce que vous risquez

Oublier une année n'efface pas votre droit : vous pouvez réclamer un solde de charges pendant 3 ans, et le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé. Mais deux garde-fous existent :

• si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges sont devenues exigibles, le locataire peut exiger de payer le rappel en 12 mensualités, par lettre recommandée ;
• le juge peut refuser un rappel tardif qu'il estime déloyal et brutal, par exemple lorsque le locataire avait demandé la régularisation et que le bailleur n'a pas répondu.

Si le locataire conteste le décompte, répondez point par point avec les justificatifs.

Contester une régularisation de charges : modèle de lettre gratuit et recours du locataire

Location meublée et bail mobilité : le choix du forfait de charges

En location meublée, le bail peut prévoir soit des provisions avec régularisation annuelle (même méthode que ci-dessus), soit un forfait de charges. Le forfait est fixé dans le bail, payé avec le loyer, et ne donne lieu à aucune régularisation ni complément. Il ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges du locataire précédent, et peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer. En bail mobilité, les charges sont obligatoirement forfaitaires.

Le forfait simplifie la gestion, mais vous en supportez le risque : si les dépenses réelles augmentent, vous ne pouvez rien réclamer.

Départ du locataire en copropriété : la provision sur le dépôt de garantie

Si les comptes de la copropriété ne sont pas encore approuvés au départ du locataire, vous pouvez conserver une provision limitée à 20 % du dépôt de garantie, le temps d'effectuer la régularisation.

Dépôt de garantie : montant, restitution, délais et retenues possibles

FAQ

À quelle date faire la régularisation des charges ?

La loi impose une régularisation au moins une fois par an, sans fixer de date. En copropriété, la plupart des bailleurs la font après l'approbation des comptes par l'assemblée générale, quand le décompte du syndic est disponible.

Peut-on refacturer la taxe foncière au locataire ?

Non. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui figure sur l'avis de taxe foncière, est récupérable.

Le locataire peut-il demander les justificatifs ?

Oui, pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Il peut aussi demander le récapitulatif des charges de son logement, que vous devez lui transmettre par mail ou par courrier.

Que faire si je n'ai pas régularisé depuis deux ans ?

Vous pouvez encore le faire, dans la limite de 3 ans, mais le locataire pourra demander un étalement du rappel sur 12 mois. Mieux vaut régulariser au plus vite et ajuster les provisions.

Un forfait de charges se régularise-t-il ?

Non. Un forfait, possible en meublé et obligatoire en bail mobilité, ne donne lieu à aucune régularisation.

Sources

• Service-Public — Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables)
• Service-Public — Le salaire du concierge, gardien ou employé fait-il partie des charges locatives (récupérables sur le locataire) ?
• Service-Public — Dépôt de garantie dans un bail d'habitation - Logement vide
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 23 et 25-10