Lettre de régularisation des charges : modèle gratuit et obligations du bailleur

Chaque mois, le locataire verse des provisions pour charges. Une fois par an, le bailleur compare ces provisions aux dépenses réelles et régularise : le locataire complète, ou se fait rembourser. L'opération est simple sur le papier, mais elle est encadrée par des obligations précises. Voici ce que la loi impose et un modèle de lettre à imprimer.

Régularisation des charges : ce que le bailleur doit fournir

Les provisions sont des acomptes : le montant définitif se calcule sur les charges réellement dépensées (lien interne : Régularisation des charges locatives : méthode et calcul). Selon Service-Public, le bailleur doit respecter trois règles :

• Un mois avant la régularisation, il communique au locataire le décompte des charges par nature (électricité des parties communes, eau, ascenseur, entretien, ordures ménagères...). Dans un immeuble collectif, il précise aussi le mode de répartition entre les locataires.
• Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, il tient les pièces justificatives à la disposition du locataire.
• Seules les charges récupérables peuvent être réclamées : la liste est fixée par décret. Certaines dépenses restent à la charge du bailleur, comme le contrôle technique de l'ascenseur.

Régularisation tardive et prescription

Si la régularisation n'intervient pas avant la fin de l'année civile qui suit celle de la dépense, le locataire peut exiger de payer le solde de façon échelonnée sur douze mois. Le bailleur dispose par ailleurs de trois ans pour réclamer un solde de charges impayé. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé.

Modèle de lettre de régularisation des charges à imprimer

Cas concret : Julien perçoit 60 € de provisions mensuelles, soit 720 € par an. Le décompte de l'année fait apparaître 810 € de charges réelles récupérables, donc un solde de 90 € à la charge du locataire. Julien envoie le décompte par nature de charges avec la lettre un mois avant de réclamer la somme, et propose au locataire de consulter les justificatifs. Il en profite pour porter les provisions à 67,50 € par mois, pour éviter un nouvel écart l'an prochain.

FAQ

À quelle fréquence régulariser les charges ?

Une fois par an. Les provisions sont versées chaque mois, et la régularisation compare l'année écoulée aux dépenses réelles.

Le locataire peut-il exiger les justificatifs ?

Oui. Le bailleur doit tenir les pièces à sa disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.

Que se passe-t-il si les provisions dépassent les charges réelles ?

Le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire, ou le déduit d'un prochain loyer. Cette régularisation doit être aussi rigoureuse dans un sens que dans l'autre.

Que faire si le locataire conteste le décompte ?

Répondre point par point avec les pièces justificatives. En cas de désaccord persistant, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation (lien interne : Contester une régularisation de charges : modèle de lettre gratuit et recours du locataire).

Sources

• Service-Public — Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables)
• Service-Public — Quel est le délai de prescription d'une dette de loyer ou de charges locatives ?