État des lieux d'entrée et de sortie : modèle, règles, litiges

De tous les documents de la location, l'état des lieux est celui qui se venge le plus cruellement d'avoir été bâclé. Rempli en dix minutes debout dans l'entrée, il devient dix-huit mois plus tard le seul arbitre d'un désaccord à 800 € sur le dépôt de garantie. Voici comment le faire correctement, ce que la loi impose, et comment gérer les litiges, dans les deux sens.

À quoi sert l'état des lieux, juridiquement

L'état des lieux décrit l'état du logement pièce par pièce, à l'entrée puis à la sortie du locataire. La comparaison des deux documents détermine ce qui relève de dégradations imputables au locataire (retenues possibles sur le dépôt de garantie) et ce qui relève de l'usure normale (rien à retenir). Il est établi contradictoirement (les deux parties présentes ou représentées), en autant d'exemplaires que de parties, et annexé au bail.

Ses modalités sont fixées par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui impose une forme commune aux locations vides et meublées. Seule différence en meublé : un inventaire détaillé du mobilier s'ajoute au document.

Et sans état des lieux d'entrée ? Le Code civil (article 1731) présume alors que le locataire a reçu le logement en bon état, mais la loi de 1989 prive de cette présomption la partie qui a fait obstacle à l'établissement du document, et en pratique, prouver qu'une dégradation date du bail sans point de comparaison est un exercice presque toujours perdant. Pour le bailleur, l'état des lieux d'entrée n'est pas une formalité : c'est la pièce maîtresse du dossier.

Ce que le document doit contenir

Le décret de 2016 fixe un contenu minimum :

• le type d'état des lieux (entrée ou sortie), sa date et la localisation du logement ;
• l'identité des parties (et du mandataire éventuel) ;
• les relevés des compteurs individuels (eau, électricité, gaz) ;
• le détail et la destination des clés remises ;
• pour chaque pièce et équipement : la description précise de l'état des revêtements (sols, murs, plafonds), des équipements et des éléments du logement ;
• la signature des parties.

L'état des lieux de sortie ajoute : la nouvelle adresse du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée, et les évolutions constatées depuis.

En pratique : décrivez, ne jugez pas. « Parquet : rayures superficielles sur 30 cm devant la fenêtre, photo n° 4 » vaudra toujours plus que « bon état général ». Datez et référencez des photos, notez les compteurs, comptez les clés. Un état des lieux d'entrée détaillé protège le bailleur ; il protège tout autant le locataire, qui ne se verra pas imputer un défaut préexistant.

Après la signature : le droit de compléter

L'état des lieux d'entrée n'est pas figé le jour de la remise des clés. Le locataire peut demander à le compléter dans les 10 jours qui suivent son établissement : un défaut découvert en déballant les cartons, par exemple. Pour les équipements de chauffage, ce délai s'étend au premier mois de la période de chauffe, seule façon de tester une chaudière en plein juillet. La demande se fait par écrit, idéalement en recommandé ; si le bailleur refuse, la commission départementale de conciliation peut être saisie.

Qui paie quoi ?

Réalisé à l'amiable entre bailleur et locataire, l'état des lieux est gratuit. Si le bailleur mandate un professionnel (agence) :

• à l'entrée, une partie des honoraires peut être facturée au locataire, dans la limite d'un plafond réglementé (3 € par m² de surface habitable) et sans excéder la part payée par le bailleur ;
• à la sortie, les frais du professionnel restent intégralement à la charge du bailleur.

Cas particulier du désaccord : si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable (une partie refuse de se présenter ou de signer), il est dressé par un commissaire de justice (ex-huissier), à l'initiative de la partie la plus diligente. Ses tarifs sont réglementés et dépendent de la surface du logement, et le total est partagé par moitié entre bailleur et locataire, convocations et frais de déplacement en sus.

La vétusté : la notion qui règle 80 % des litiges

Depuis 2016, la prise en compte de la vétusté est obligatoire lors des états des lieux. Le principe : l'usure normale liée au temps et à un usage normal du logement n'est pas une dégradation, et ne peut donner lieu à aucune retenue sur le dépôt de garantie. Une peinture ternie après six ans d'occupation, une moquette usée dans les zones de passage : c'est de la vétusté. Un trou dans une porte, une moquette brûlée : c'est une dégradation.

Les parties peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté annexée au bail (celles des accords collectifs de location servent de référence) : elle fixe une durée de vie théorique par équipement et un abattement annuel. Exemple illustratif : une grille prévoyant une durée de vie de 10 ans pour les peintures avec franchise de 2 ans laisse, après 7 ans d'occupation, environ 35 % de valeur résiduelle imputable. Le bailleur ne peut pas facturer une réfection à neuf.

Cas concret : à la sortie de Théo après 5 ans, le bailleur constate un parquet à revitrifier (1 200 € de devis). Sans grille de vétusté et face à une usure diffuse typique de 5 ans d'occupation normale, retenir l'intégralité du devis serait abusif et ne tiendrait pas devant un juge. Avec des photos d'entrée montrant un parquet neuf et une rayure profonde localisée clairement accidentelle, une retenue partielle et justifiée par devis, elle, est défendable. La qualité du dossier fait toute la différence.

Litiges à la sortie : la marche à suivre

Côté locataire. Un état des lieux de sortie signé peut encore être discuté : l'article 3-2 permet de signaler par écrit, sous 10 jours, un élément omis. Au-delà, la contestation des retenues passe par un courrier recommandé au bailleur avec justificatifs, puis la commission départementale de conciliation (gratuite), et en dernier ressort le juge des contentieux de la protection. L'action liée au bail se prescrit par 3 ans.

Côté bailleur. Toute retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée : comparaison entrée/sortie, photos, devis ou factures. La restitution intervient sous 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée, 2 mois sinon, et chaque mois de retard entamé coûte une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges. Un locataire absent le jour convenu ? Proposez une nouvelle date par écrit, puis faites établir le constat par commissaire de justice plutôt que de le réaliser seul : un état des lieux non contradictoire vous serait inopposable.

FAQ

L'état des lieux est-il obligatoire ?

La loi de 1989 le prévoit et chaque partie peut l'exiger ; surtout, aucune des deux n'a intérêt à s'en passer, car c'est lui qui conditionne le sort du dépôt de garantie.

Peut-on faire l'état des lieux sur smartphone ?

Oui, le décret de 2016 admet la forme électronique, remise à chaque partie (e-mail ou papier). Photos horodatées intégrées au document : c'est même la meilleure pratique actuelle.

Le locataire peut-il se faire représenter ?

Oui, par toute personne munie d'une procuration écrite.

Un état des lieux d'entrée « sans réserve » interdit-il toute contestation ?

Non : le délai de 10 jours (et le premier mois de chauffe pour le chauffage) permet de le compléter même après signature.

Sources

• Service-Public — État des lieux d'entrée dans un bail d'habitation
• Service-Public — État des lieux de sortie pour un bail d'habitation
• Service-Public — Peut-on faire payer les frais d'état des lieux au locataire ?
• Légifrance — Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 (état des lieux et vétusté)
• Légifrance — Loi n°89-462 du 6 juillet 1989, article 3-2