Votre locataire a encore payé avec quelques jours de retard. Dans la grande majorité des cas, ce n'est ni de la mauvaise volonté ni un problème de trésorerie : c'est un oubli. L'avis d'échéance est le petit document qui l'évite, en rappelant chaque mois la somme à payer et la date limite. Voici à quoi il sert, ce qu'il doit contenir, et un modèle prêt à copier.

Avis d'échéance de loyer : à quoi sert ce document ?

L'avis d'échéance est envoyé avant la date de paiement. Il indique au locataire le montant exact à régler pour la période à venir : loyer, provisions pour charges, et éventuelles régularisations. Aucun texte n'impose de l'envoyer : la seule pièce que la loi rend obligatoire est la quittance, remise gratuitement sur demande du locataire (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). L'avis d'échéance reste un outil de gestion, utile pour deux raisons : il réduit les oublis, et il laisse une trace écrite du montant demandé.

Il ne faut pas le confondre avec ses deux voisins :

• L'avis d'échéance précède le paiement : c'est une demande de paiement, pas une preuve.
• La quittance suit un paiement intégral : c'est la preuve que le loyer et les charges ont été réglés (lien interne : Quittance de loyer : modèle gratuit et obligations légales).
• Le reçu est délivré en cas de paiement partiel, à hauteur de la somme effectivement versée.

Les mentions à faire figurer sur l'avis d'échéance

Comme aucun formalisme légal n'est imposé, l'objectif est la clarté. Un avis complet reprend :

• l'identité et l'adresse du bailleur (ou de son mandataire) et du ou des locataires ;
• l'adresse du logement loué ;
• la période concernée et la date limite de paiement prévue au bail ;
• le détail des sommes : loyer hors charges, provisions pour charges et total à payer ;
• le moyen de paiement attendu (virement, avec les coordonnées bancaires si elles ne figurent pas au bail) ;
• la date d'émission.

Lorsque le loyer est révisé, l'avis d'échéance est le bon moment pour afficher le nouveau montant et la date à partir de laquelle il s'applique (lien interne : Comment calculer la révision annuelle du loyer (IRL)).

Modèle d'avis d'échéance de loyer à copier

Retard de paiement : ce que l'avis d'échéance ne permet pas

L'avis d'échéance n'ouvre droit à aucune pénalité. Selon Service-Public, aucun frais ne peut être facturé au locataire en cas de paiement tardif : inutile d'ajouter une mention de « frais de retard » qui n'aurait aucune valeur. Si le retard s'installe malgré l'avis, la bonne réponse est la relance écrite (lien interne : Lettre de relance pour loyer impayé : modèle gratuit et étapes à suivre).

Cas concret : Camille loue un T2 pour 640 € de loyer et 60 € de provisions pour charges. Son locataire réglait régulièrement entre le 8 et le 10 du mois, alors que le bail fixait l'échéance au 5. Camille se met à envoyer chaque mois, le 28, un avis d'échéance indiquant « 700 € à régler avant le 5 ». Trois mois plus tard, le virement arrive le 4 ou le 5. Rien n'a changé dans le contrat : seul le rappel écrit a fait la différence.

FAQ

Faut-il envoyer un avis d'échéance chaque mois ?

Non, la loi ne l'impose pas. C'est une pratique de gestion, particulièrement utile quand le locataire a tendance à oublier l'échéance ou quand le montant change (révision, régularisation des charges).

L'avis d'échéance remplace-t-il la quittance ?

Non. L'avis précède le paiement et demande une somme ; la quittance le suit et atteste que la somme a été payée. Seule la quittance est obligatoire, sur demande du locataire.

Peut-on envoyer l'avis d'échéance par e-mail ?

Oui, aucun formalisme particulier n'est imposé. Un e-mail envoyé quelques jours avant l'échéance suffit, à condition d'en conserver une copie.

Que faire si le locataire ne paie pas malgré l'avis d'échéance ?

Relancer par écrit dès les premiers jours de retard, en commençant par une lettre simple, puis en passant à la mise en demeure en recommandé si le loyer reste impayé.

Sources

• Service-Public — Paiement du loyer par le locataire (bail d'habitation)
• Service-Public — Quittance de loyer : comment l'obtenir ?